Tishanskiysdk.ru

Про кризис и деньги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно канцтовары или концтовары

Как написать заявку на канцтовары? Правила и образец оформления заявки на канцелярские товары

Коммерческие компании и госучреждения регулярно нуждаются в пополнении запасов канцтоваров. Чтобы упростить процесс закупки, начинающему офис-менеджеру или снабженцу необходимо знать, как правильно оформить документацию. Заявка на закупку канцтоваров пишется по определенному образцу. Как грамотно оформить бумаги, и какие бывают документы по закупкам, читайте в этом материале.

Виды заявок на канцтовары: отличия внешней и внутренней заявки

В зависимости от формы документооборота различают два вида заявок:

  • • Внешняя. Это перечень необходимых товаров, который отправляется поставщику. Как правило, пишется в форме, установленной в договоре сотрудничества.
  • • Внутренняя. Также представляет собой список канцтоваров, но используется внутри компании. Передается от каждого структурного подразделения в отдел снабжения компании.

Перед составлением документа по закупке, нужно узнать у сотрудников, в каких товарах они испытывают потребность. Внешняя заявка на имя поставщика заполняется, когда на складах компании отсутствуют требуемые канцелярские принадлежности.

Как оформить внутреннюю заявку на канцтовары в офис?

Законодательно закрепленной и единой для всех организаций формы заявки на канцтовары нет. Поскольку суть этого документа для всех компаний одна – это заказ определенных товаров для сотрудников у отдела снабжения, – то составляются они примерно одинаково. В зависимости от характера операций различают два вида внутренних заявок:

  • ✓ на приобретение канцтоваров;
  • ✓ на выдачу канцелярских принадлежностей со склада.

Порядок оформления документа прост: сначала проводится ревизия остатков расходных материалов и канцтоваров, затем составляется полный перечень необходимого. Организация может иметь специальный бланк заявки канцтоваров с логотипом и реквизитами компании. Несмотря на то, что документ составляется в свободной форме, есть несколько общих правил:

  • ✓ В шапке документа обязательно необходимо прописать ФИО руководителя подразделения, которое нуждается в канцтоварах, а также ФИО специалиста по закупкам;
  • ✓ Перечень товаров оформляется в таблице со следующими столбцами – наименование товара, количество (с единицами измерения – штуки, упаковки и т.д.), артикул, цена.
Читать еще:  Как правильно сшивать листы

Иногда устав компании предусматривает обоснование заказа, и тогда требуется служебная записка. Есть несколько пунктов, которые обязательно стоит в ней указать:

  • ✓ Справа в углу пишем адресата записки (обычно составляется на имя руководителя отдела снабжения) и адресанта (от кого);
  • ✓ Посередине страницы название документа (Служебная записка о закупке канцелярских товаров);
  • ✓ Дата и номер записки;
  • ✓ Основной текст документа с просьбой;
  • ✓ Подпись составителя и ее расшифровка.

Список канцтоваров для офиса прикрепляется отдельным документом, либо размещается в теле записки.

Закупка канцтоваров для офиса: правила оформления внешней заявки на канцтовары

Обычно приобретение канцелярских принадлежностей и бумаги производится на основании тендеров. Компании часто сотрудничают с поставщиками на постоянной основе, поэтому имеют установленный образец заявки на приобретение канцтоваров в офис. Тем не менее есть общие требования к содержанию внешних заявок:

  • ✓ В шапке документа – обоснование закупки (зачем необходимы указанные товары: для хозяйственных или управленческих нужд, в связи с поломкой или израсходованием);
  • ✓ Там же указывается ФИО составителя и название отдела;
  • ✓ В основной части: составляется таблица с техническим описанием товара (блокнот А5 в мягкой обложке 100 листов), либо с конкретным названием марки (блокнот Brauberg A5 – 20 шт.)
  • ✓ Внизу заявки ставится подпись составителя и ее расшифровка, а также дата написания заявки.

Этот документ должен быть составлен понятно и однозначно, чтобы в процессе поставок не возникло ошибок. Узнайте, как правильно написать заявку на канцтовары, обратившись к образцу.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector