Tishanskiysdk.ru

Про кризис и деньги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как правильно оформить командировку в 1с

Оформление командировки в 1С 8.3: начисление и выплата суточных и других расходов

Отправка работника предприятия в командировку начинается с приказа директора. Сотрудника ставят об этом в известность, и, если договоренность достигнута, приказ передается в бухгалтерию (порядок операций на разных предприятиях может быть другим).

В бухгалтерии выписывается командировочное удостоверение (на основании приказа директора). Эти документы в типовой конфигурации 1С 8.3 «Бухгалтерия предприятия 3.0» не оформляются.

В программе 1С оформление командировки начинается с выдачи денег в подотчет.

Выдача командировочных в 1С 8.3

Как правило, деньги выдаются из кассы. Выдача при этом оформляется «Расходным кассовым ордером«. Хотя в последнее время средства можно перечислить банковским платежом на карточку сотрудника. При этом создается документ «Списание с расчетного счета«.

Сумма изначально рассчитывается приблизительно, исходя из предполагаемых расходов:

Для получения денежных средств в подотчет сотрудник должен написать заявление, где указывается сумма и цель расходов. В нашем случае это командировочные расходы.

Рассмотрим оформление выдачи аванса на примере «Расходного кассового ордера».

Зайдем в меню «Банк и касса», далее в разделе «Касса» – «Кассовые документы». В окне со списком кассовых документов нажимаем кнопку «Выдача». Откроется окно создания нового документа.

Сразу нужно установить вид выдачи (вид операции) «Подотчетному лицу». Затем заполняем реквизиты:

  • организация (если их несколько в базе данных);
  • получатель;
  • сумма;
  • в расшифровке реквизитов печатной формы укажите номер заявления сотрудника.

В комментарии можно указать, что это выдан аванс на командировку:

Получите 267 видеоуроков по 1С бесплатно:

Теперь документ можно провести и посмотреть проводки по выдаче командировочных, которые 1С Бухгалтерия 8.3 сформирует:

За сотрудником возникла задолженность, за которую он должен отчитаться.

Отчет сотрудника за командировочные расходы

По возвращении из командировки сотрудник обязан отчитаться за потраченные деньги. Для этого в 1С 8.3 служит документ «Авансовый отчет«.

Создается «Авансовый отчет» в том же разделе, где и «Кассовые документы».

В форме списка нажимаем кнопку «Создать». Откроется форма нового документа.

В первую очередь выбираем подотчетника. Затем на вкладке «Авансы» нажимаем кнопку «Добавить» и в колонке «Документ аванса» выбираем расходный ордер, выписанный ранее (предварительно откроется окно, где нужно выбрать, какой вид документа нам нужен):

Затем переходим на закладку «Прочее» и заполняем там строки, куда пошли расходы сотрудника. Если денежные средства пошли на приобретение товаров, эти операции следует отразить на закладке «Товары».

Вот пример заполнения закладки «Прочее»:

Если провести документ и посмотреть проводки, то мы увидим, что задолженность предприятия перед сотрудником уменьшилась на 2 000 рублей:

Так как расходы уже оплачены, они сразу попадают в Книгу доходов и расходов УСН:

Смотрите наш видеоурок по авансовым отчетам в 1С 8.3:

К сожалению, мы физически не можем проконсультировать бесплатно всех желающих, но наша команда будет рада оказать услуги по внедрению и обслуживанию 1С. Более подробно о наших услугах можно узнать на странице Услуги 1С или просто позвоните по телефону +7 (499) 350 29 00. Мы работаем в Москве и области.

Простой учет командировок в «1С:Бухгалтерия 3.0»

Одна из самых распространенных ситуаций на работе – отправка сотрудника в командировку. Раннее в «1С:Бухгалтерии 8» такую ситуацию было не так-то просто отобразить, но начиная с релиза 3.0.68 реализован механизм интеграции с бесплатным сервисом планирования и организации деловых поездок Smartway.

Алгоритм расчета оплаты

Зарплата по итогам месяца будет начисляться работнику за минусом времени, проведенного в командировки, так как это оплачивается отдельно. Поэтому необходимо для начала разобрать ситуацию, как вообще начисляются командировочные.

Сотруднику в период командировки необходимо начислить оплату в размере не ниже его среднемесячного заработка. Бывают ситуации, когда работника отправляют в командировку в первый месяц работы, соответственно, у работодателя еще нет данных для расчета среднего заработка. В таком случае расчет будет происходить исходя из размера вознаграждений, полагающихся в текущем месяце.

Если у сотрудника имеются фактически отработанные дни, то для расчета командировочных необходимо использовать эти данные. Для расчета среднедневного заработка начисленный оклад делят на нормативное количество рабочих дней и умножается на число фактически отработанных.

В «1С:Бухгалтерии 8» в разделе «Зарплата и кадры» создается новое начисление с необходимыми настройками: облагается НДФЛ с кодом дохода 2000, доходы, целиком облагаемые НДФЛ. Начисление выполняется прямо в документе «Начисление зарплаты», по кнопке «Начислить» выбирается созданный показатель.

Отчет сотрудника за командировочные расходы

Раннее в программе результаты командировок отражались как обычные расчеты с подотчетным лицом и оформлялись авансовым отчетом. При этом приобретение билетов оформлялось денежными документами в четыре шага, что было не совсем удобно и рационально: сначала необходимо было оформить покупку денежных документов, затем выдать билет (денежный документ) сотруднику, а затем учесть эту сумму в авансах и в расходах в документе «Авансовый отчет».

Начиная с релиза 3.0.68 реализован «Авансовый отчет по командировкам» для интеграции с сервисом Smartway. Данный сервис предназначен для планирования и организации деловых поездок, и работает он без платы за подключение и обслуживание.

Читать еще:  218 постановление правительства рф 11 очередь

Для того чтобы функционал работал корректно, в «1С:Бухгалтерии 8» в разделе «Администрирование» – «Получение данных Smartway» необходимо выполнить настройки интегрирования.

После настройки синхронизации с сервисом информация о приобретенных билетах будет загружаться автоматически в программу «1С» без участия пользователей. Для этого в программе был реализован документ «Билеты», который появляется только после настройки синхронизации в разделе «Покупки».

С организациями, оказывающими гостиничные услуги с помощью данного сервиса, у ООО «СМАРТВЭЙ» заключен агентский договор. Поэтому подтверждающие документ оформления командировок, составляются от имени ООО «СМАРТВЭЙ», что упрощает ведение документооборота.

Авансовый отчет по командировки предусматривает простой сценарий работы, где отражаются только командировочные расходы, учитываемые для целей налогообложения. В этом документе выполняется автоматический расчет суточных (в том числе и сверх норм), исходя из нормы 700 руб./день для командировок по России и 2500 руб./день по загранице, т.е. предельные суммы, которые не облагаются НДФЛ. При необходимости размер можно изменить.

Основные расходы в авансовом отчете заполняются автоматически при взаимодействии с сервисом Smartway, поэтому табличная часть «Расходы сотрудника, подтвержденные документально» заполняются по минимуму (например, проезд по городу, такси). Стоимость билетов, загруженных с сервиса, отражается на новом счете 76,14 «Приобретение билетов для командировок». Аналитический учет ведется по каждому сотруднику и билету.

В данном документе нет возможности указать счета и статьи затрат, поэтому данные проставляются исходя из сведений в учетной политике организации (поле «Основной счет затрат») и настройки в статье затрат (в поле «Использовать по умолчанию» необходимо выбрать документ «Авансовый отчет по командировке»).

Несмотря на данные изменения в программе можно также использовать «классический вариант» авансового отчета, где помимо командировочных расходов отражаются и иные операции. В этом документе также реализована закладка «Билеты», которая появляется после настройки интеграции с сервисом.

Дильнара Юмагулова, старший бухгалтер-консультант Линии консультаций компании «ГЭНДАЛЬФ».

Если вы нашли ошибку, пожалуйста, выделите фрагмент текста и нажмите Ctrl+Enter.

Как оформить командировку в 1С Бухгалтерия

Один из самых распространённых случаев, когда работникам на предприятии оплачивается средний заработок – это нахождение сотрудника в командировке. Каждая командировка оформляется приказом, в котором указывается фамилия, имя, отчество сотрудника; куда направляется; цель командировки; период нахождения в командировке. Период нахождения оплачивается работнику в соответствии с ТК (далее по тексту Трудовой Кодекс) РФ. В данной статье я хочу наглядно рассмотреть тему, как оформить командировку сотруднику в программе 1С.

Настройка блока зарплаты в программе 1С

Для того чтобы производить начисление зарплаты сотрудникам, необходимо правильно настроить параметры учёта заработной платы. Для этого нужно зайти в программу работнику, который будет выставлять нужные параметры с правами «Администратора». В главном меню открыть раздел «Зарплата и кадры», далее в блоке «Справочники и настройки» найти позицию «Настройка зарплаты».

В нём правильно установить, в соответствии с ТК РФ и Положением об оплате труда все необходимые параметры. Если в программе 1С, Вы не находите документ по начислению командировки, то его нужно создать, в нём будет происходить расчёт по среднему заработку, в случае нахождения сотрудника в командировке.

Документ по начислению среднего заработка, при нахождении сотрудника в командировке, можно создать и специалисту бухгалтерской службы, это не так сложно, да и времени займёт не много.

Для этого заходим в настройках, в блок «Начисление» для создания документа.

Нажимаем на кнопку «Создать», на экране монитора открывается окно, в котором нужно заполнить (выбрать, установить признак) такие позиции:

  • Наименование;
  • НДФЛ;
  • Страховые взносы;
  • Налог на прибыль;
  • Отражение в бухгалтерском учёте;
  • Входит в состав базовых начислений для расчёта начисления «Районный коэффициент» и «Северная надбавка».

В поле:

  • «Наименование» можно написать «Оплата по среднему заработку при нахождении работника в командировке»;
  • «НДФЛ» установить признак «Облагается», с указанием «Код дохода»;
  • «Страховые взносы», выбрать вид дохода «Доходы, целиком облагаемые страховыми взносами»;
  • «Налог на прибыль», установить признак «Учитывается в составе расходах на оплату труда» и выбрать статью отнесения расходов;
  • «Отражение в бухгалтерском учёте» выбрать способ отражения.

После этого нажать на кнопку:

Только после этого, можно производить расчёт среднего заработка, во время нахождения сотрудника в командировке

Сохранение среднего заработка во время нахождения сотрудника командировке в программе 1С

Для оформления в 1С документа, который бы нам произвёл расчёт среднего заработка во время командировки нужно зайти в главное меню раздел «Зарплата и кадры» выбрать блок «Зарплата», а в нём позицию «Все начисления». На экране появится журнал, котором появятся все начисления по сотрудникам за предыдущие периоды. Создаем начисление по текущему месяцу, для этого нажимаем на кнопку «Создать» и выбираем позицию «Начисление зарплаты».

В документе по начислению, необходимо в шапке документа заполнить такие поля:

  • Месяц начисления;
  • Организация;
  • Подразделение.

Перейдя в табличную часть документа, открываем закладку «Начисление». Из справочника выбираем сотрудника и вид начисления, который вы создали ранее «Оплата по среднему заработку при нахождении сотрудника в командировке», проставляем дни нахождения в командировке, часы и выводим результат. После документ проводим нажимая на кнопку «Провести» и закрываем.

Читать еще:  Как правильно писать литер в адресе

Создавать документы по начислению заработной платы, можно по каждому сотруднику организации или по всем сотрудникам. Тогда для этого нужно нажать на кнопку «Заполнить».

Нудно помнить, что оформление сотруднику командировки связано не только с расчётом по среднему заработку, но и с документальным оформлением направления сотрудника в командировку, с выдачей денежных средств в подотчёт, с оформлением авансового отчёта, с возвратом денежных средств и другим.

Как отразить командировку сотрудника в 1С:Бухгалтерия?

1С Дома

Домашний офис под ключ

Как отразить командировку сотрудника в 1С:Бухгалтерия?

Командировки сотрудников – распространённый элемент хозяйственной жизни предприятия, при этом контроль над правильностью и своевременностью оформления всех связанных с этим документов, отчетов и денежных выплат обычно возлагается на бухгалтерию.

Полный учет всего командировочного документооборота, начиная с приказа и заканчивая автоматическим расчетом оплаты за проведенное в командировке время по среднему, реализован в конфигурации 1С «Зарплата и управление персоналом, 3.1».

Конфигурация «Бухгалтерия предприятия 8.3» предназначена для ведения бухгалтерского учета, поэтому в ней в основном отражаются выдачи командированным сотрудникам денежных средств подотчет и учет документов, подтверждающие командировочные расходы.

Однако для предприятий с небольшим количеством работников, ведущих учет зарплаты в программе «Бухгалтерия предприятия 8.3» возможна настройка оплаты за время, проведенное в командировке.

Остановимся на данных моментах подробнее.

Оформление приказа на командировку в «БП 8.3» не предусмотрено, поэтому приказ предварительно формируется в базе «ЗУП 3.1», при ее наличии, либо в текстовом редакторе.

Для выдачи аванса на командированному требуется его заявление, написанное в произвольной форме. Аванс может быть выплачен из кассы с оформлением документа «Выдача наличных» (Рис.1):

Рис.1. Выдача подотчет аванса из кассы

Также аванс на командировку может быть перечислен работнику на пластиковую карту (Рис.2):

Рис.2. Перечисление аванса на пластиковую карту

После возвращения из командировки, сотрудник обязан отчитаться по произведенным расходам. Понесенные затраты отражаются в учете при помощи документа «Авансовый отчет по командировке». Находится он в следующем разделе (Рис.3):

Рис.3. Авансовые отчеты

В данном журнале по кнопке «Создать» доступно два вида отчетов, выбираем тот, что для командировки, в нем разработчики предусмотрели специальные настройки для этой операции (Рис.4):

Рис.4. Выбор вида авансового отчета

В новом документе при выборе сотрудника программа автоматически заполнит сумму аванса. При нажатии на поле с суммой откроется форма, где указаны документы, по которым аванс был выплачен. Здесь можно легко проверить операции и, при необходимости, отредактировать (Рис.5):

Рис.5. Автоматическое заполнение авансов

После ввода дат начала и окончания командировки, программа самостоятельно рассчитает величину суточных. По умолчанию суточные будут рассчитаны по России, однако можно нажать на рассчитанную сумму, которая является гиперссылкой. При этом откроется форма, где можно выбрать страну, суточные при этом будут пересчитаны (Рис.6):

Рис.6. Автоматический расчет суточных

После заполнения всех расходов, внизу документа аккумулируется полная информация состояния расчетов с сотрудником: остаток или перерасход предыдущего отчета, полученные подотчет суммы, расходы с отдельным выделением суточных, выведенный остаток или перерасход по текущему отчету (Рис. 7):

Рис.7. Проверка расчетов с сотрудником

Перерасход по авансовому отчету можно выплатить непосредственно из документа по кнопке «Выплатить». Доступна оплата, как наличными, так и на банковскую карту (Рис.8):

Рис.8. Выплата перерасхода по авансовому отчету

Теперь рассмотрим возможность начисления сотруднику в программе «Бухгалтерия предприятия 8.3» оплаты за время, проведенное в командировке (для предприятий, ведущих начисление зп в данной конфигурации).

Для начала необходимо проверить в настройках зарплаты, есть ли там соответствующее начисление. Настройки начислений находятся здесь (Рис.9):

Рис. 9. Настройки зп

Начисление должно иметь следующие реквизиты (Рис.10):

Рис.10. Реквизиты начисления командировочных

Если подобное начисление в списке отсутствует, необходимо добавить его самостоятельно по кнопке «Создать». После заполнения всех реквизитов и сохранения начисления, оно будет доступно для выбора в документе «Начисление зарплаты» по кнопке «Начислить» (Рис.11):

Рис.11. Начисление оплаты за командировку

Расчет суммы оплаты за командировку по среднему заработку в типовом решении «БП 8.3» не предусмотрен, сумму необходимо вычислить самостоятельно и внести в строку документа (Рис.12):

Рис.12. Внесение рассчитанной суммы оплаты за время командировки

После проведения документ сделает следующие проводки (Рис.13):

Рис. 13. Проводки

Итак, мы рассмотрели основные алгоритмы оформления командировок сотрудников, доступные в конфигурации «БП 8.3» и можем сделать вывод, что несмотря на несколько ограниченный функционал по кадровым документам на командировку, программа позволяет не только отобразить расчеты по авансам и затратам командированных, но и даже произвести оплату времени нахождения сотрудника в командировке.

Остались вопросы? Получите бесплатную консультацию!

Начисление оплаты в командировке в 1С Бухгалтерии

Подписаться на информационную рассылку от СофтСервисГолд

Начисление оплаты в командировке в 1С Бухгалтерии

Сотруднику в период его нахождения в командировке работодатель обязан начислять оплату в размере, не ниже средней величины заработка. Однако в командировку работника могут отправить в первый месяц работы, соответственно, у работодателя в такой ситуации нет собственных данных для расчета средней величины вознаграждения. ТК РФ и разъяснениями Минтруда РФ предусмотрен определенный порядок действий в такой ситуации. Ему соответствует алгоритм действий по отражению данной операции в 1С Бухгалтерии. Чтобы начислить оплату в период нахождения работника в командировке, необходимо сделать следующее:

  • настроить новый тип начислений в 1С Бухгалтерии 8.3;
  • рассчитать оплату за период нахождения работника в командировке;
  • начислить эту оплату в соответствии с расчетами и определить размер вознаграждения за отработанный период времени.
Читать еще:  Переход права требования на основании сделки

Порядок выполнения настройки нового типа начисления в 1С Бухгалтерии

Чтобы вознаграждение начислялось и выплачивалось корректно, следует дополнить перечень выплат и компенсаций еще одним элементом. В 1С Бухгалтерии сделать это можно следующим образом:

  • В разделе меню с настройками зарплаты создать новый вид начислений.
  • В открывшуюся форму следует в первую очередь ввести информацию о наименовании нового элемента. В данном случае это будет оплата за период нахождения в командировке.
  • Далее потребуется присвоить уникальный код данному начислению, чтобы можно было легко находить его в программе и использовать в процессе работы.
  • Поскольку описываемая выплата облагается НДФЛ, в настройках нового типа начислений переключатель необходимо установить в нужное положение, и указать, что код дохода для отражения в отчетности будет 2000, поскольку оплата в период нахождения в командировке является формой вознаграждения за выполнение работником своих должностных обязанностей.
  • Аналогичным образом устанавливается и категория дохода. Из предложенных программой вариантов следует выбрать, что этот доход является видом оплаты труда.
  • Если выплата производится сотрудникам в натуральном виде (компенсация каких-либо затрат, предоставление товаров и так далее), то в данных настройках следует указать, что возможно получение дохода в такой форме.
  • Как и всякое вознаграждение, относящееся к оплате труда, с описываемой выплаты следует начислять и уплачивать взносы в государственные внебюджетные фонды. Следовательно, в настройках следует указать на данный факт, выбрав соответствующее значение из предложенных.
  • При расчете налога на прибыль, данная выплата учитывается в ФОТ, а значит, уменьшает налогооблагаемую базу. Необходимые изменения в настройках, чтобы этот факт учитывался в 1С Бухгалтерии, также следует произвести.
  • Обязательно требуется выбрать алгоритм отражения данной выплаты в бухучете. Его параметры позволяют корректно вести в 1С Бухгалтерии учет зарплаты, формировать правильные проводки и фиксировать ее в отчетных формах. Данный алгоритм следует выбирать из имеющегося в программе перечня способов отражения зарплаты. Если необходимого алгоритма в таком справочнике нет, его придется создавать. Эта процедура не занимает много времени, достаточно ввести только счет затрат, на котором будет аккумулироваться данная выплата. Необходимо отметить, что выбирать алгоритм регистрации выплаты за период нахождения работника в командировке следует только в том случае, если он будет применяться для всего персонала компании. Если же требуется индивидуальный подход или в зависимости от подразделений, то данное поле в настройках типа начисления заполнять не нужно. В такой ситуации при формировании проводок в 1С Бухгалтерии будет использоваться тот способ, который установлен для конкретного сотрудника или подразделения в соответствующих настройках.
  • Поскольку размер среднего заработка определяется с учетом всех надбавок, в том числе, и за суровые климатические условия труда, флажок, указывающий на то, что к данной выплате следует еще добавить районный или северный коэффициент, необходимо снять.
  • После выполнения всех описанных действий, созданный новый вид начислений следует сохранить.

Алгоритм расчета размера оплаты за период нахождения сотрудника в командировке в 1С Бухгалтерии

В ситуации, когда работника отправили выполнять служебное задание за пределы территории, где осуществляется основная деятельность компании, в первый месяц работы (следовательно, у него отсутствует фактически начисленное вознаграждение за период, установленный нормативно-правовыми актами для расчета средней величины заработка), то начисление следует производить исходя из размера вознаграждения, которое он должен получить в текущем месяце. Такой порядок установлен положением об особенностях начисления среднего размера зарплаты.

Таким образом, если у сотрудника имеется хотя бы несколько фактически отработанных дней, то для расчета описываемого показателя необходимо их использовать. Для этого установленный оклад делится на нормативное количество рабочих дней и умножается на число фактически отработанных. На основании этого определяется размер среднедневного вознаграждения и сумма выплаты за период нахождения работника в командировке.

Начисление зарплаты с учетом выплаты за период нахождения сотрудника в командировке в 1С Бухгалтерии

Данная операция производится в рамках стандартной процедуры начисления вознаграждения. При этом в таблице следует указать работника, которому положена описываемая выплата, выбрать для него необходимый вид начислений, указать сумму и подтвердить все действия.

После этого рекомендуется проверить корректность внесенных в документ значений. При проведении операции необходимо помнить, что в 1С Бухгалтерии не производится регистрация командировки, поэтому при определении суммы зарплаты данный период у работника учтен не будет. Следовательно, для выплаты зарплаты в полном объеме требуется изменить нормативное количество рабочих дней и установить автоматический пересчет начисления зарплаты.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector