Tishanskiysdk.ru

Про кризис и деньги
0 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Как сделать анализ ситуации

Анализ ситуации

В отличие от формулировки проблемы, являющейся сжатым описанием ситуации, часто в виде одного предложения или небольшого параграфа, анализ ситуации представляет собой полное собрание всего того, что известно о сложившемся состоянии вещей, включая историю его развития, силы, влияющие на ситуацию, а также о тех, кто к этому причастен или на кого она влияет как внутри организации, так и вне ее. Анализ ситуации должен содержать всю исходную информацию, необходимую для объяснения и конкретной иллюстрации содержания формулировки проблемы. Анализируя ситуацию, необходимо выяснить, уточнить и выделить составляющие формулировки проблемы. Процесс определения проблемы обычно начинается с предварительной (условной) ее формулировки, после чего проводится изучение ситуации, дающее основания для первого уточнения формулировки, затем последующего и т.д.

Собранные материалы, касающиеся анализа ситуации, оформляются в виде досье, состоящего из двух отдельных секций: внутренние факторы; внешние факторы.

В секции, посвященной внутренним факторам, во-первых, должны содержаться документы и материалы, связанные с организационными вопросами, процедурами и акциями, имеющими отношение к проблемной ситуации. Вместо того, чтобы сосредоточивать все внимание на разных группах общественности организации и других внешних обстоятельствах, анализ ситуации должен начинаться с тщательного обзора содержания мнений и действий ключевых фигур внутри организации, ее структурных подразделений, ответственных за проблему, и хроники причастности организации к возникшей проблеме. Во-вторых, в этой секции также должен находиться коммуникационный аудит, то есть документированная систематизация коммуникационного поведения организации, позволяющая проверить,

как именно она общается со своей общественностью. Такой аудит дает возможность: проанализировать состояние отношений организации со своими сотрудниками или с соседней общиной; оценить качество используемых официальных каналов коммуникации, например, ежегодных отчетов, бюллетеней новостей и пр.; проэкзаменовать деятельность организации как коллективного гражданина общества Коммуникационный аудит часто служит своеобразным репером (точкой отсчета) для оценки эффективности последующих конкретных мероприятий в сфере связей с общественностью.

Коммуникационный аудит, как правило, необходим для того, чтобы знать, как разрешить такие вопросы:

• Узкие места информационных потоков.

• Неравномерность коммуникационных нагрузок.

• Работа сотрудников наперекор друг другу.

• Скрытая информация внутри организации, которая может быть использована ей во вред.

• Конфликтность понятий относительно того, что такое организация на деле и как она действует.

Таким образом, коммуникационный аудит предоставляет принимающим решения полную картину существующего состояния вещей и служит основой для осуществления необходимых изменений в данной сфере.

Третьей составной частью этой секции анализа ситуации должен быть постоянно обновляющийся календарь-хроника работы организации. Эта часть досье служит не только важным справочником для текущей работы организации над отдельными вопросами, но и выступает источником идей и информации для написания выступлений, подготовки брошюр, специальных отчетов, выставок и удовлетворения информационных запросов со стороны средств массовой информации. Открытость и точность информации об истории деятельности организации, передвижении ее руководящих кадров могут явиться для пиэрменов бесценным средством борьбы со сплетнями и безосновательными слухами.

Во второй секции досье анализа ситуации, посвященной внешним факторам, внимание может концентрироваться как на положительных, так и на отрицательных процессах за пределами организации. Данная секция может открываться хронологически упорядоченным

обзором внешних аспектов проблемной ситуации, подробным исследованием групп общественности и учреждений, имеющих отношение к проблемной ситуации и так или иначе влияющих на ее развитие. В числе «заинтересованных» групп прежде всего могут быть акционеры (данная группа внешней общественности с точки зрения системного анализа относится к той же системе, что и собственно организация), потребители, поставщики и др. Внешние группы общественности, от которых в значительной мере зависит жизнедеятельность организации, представляют особый интерес. Поэтому тут должна содержаться информация о том, что они знают, чувствуют, насколько глубоко осведомлены о текущей проблемной ситуации и действиях, к которым прибегает руководство организации. Внешние группы общественности нужно проранжировать в соответствии с их значением для организации, степенью независимости от нее по какому-либо конкретному вопросу. Ведь в дальнейшем разворачивании процесса разрешения ПР-проблемы все они в определенной мере становятся целевой общественностью, на которую будут направлены коммуникационные усилия организации.

В секции внешних факторов должны также находиться обоснованные на базе исследований ответы на следующие вопросы:

1. Сколько информации используют люди во время анализа проблемной ситуации? Коммуникационные усилия только тогда дают эффект, когда люди ощущают потребность в информации. Анализируя ситуацию, нужно выяснить, в какой мере различные группы людей ощущают потребность в информации, связанной с конкретной проблемной ситуацией.

2. Какой именно информацией пользуются люди? ПР-программы, которые прежде всего учитывают потребности аудитории, а не интерес к источнику информации, базируются на сведениях о том, какую именно информацию хотят знать различные группы людей.

3. Как люди используют информацию? Сама по себе информация редко когда становится самоцелью, поскольку люди используют ее по-разному, исходя из собственных соображений. Люди считают информацию полезной, если она связана с определенным действием, темой или планом, важными для них. Люди редко когда усматривают пользу в «общей информации».

4. Чем обусловлено использование информации? Демографические и другие общие характеристики зачастую не дают возможности предвидеть, как люди воспользуются информацией. Использование или не использование ее скорее всего будет зависеть от того, находятся ли люди в состоянии принятия решения, связанного с проблемой, или как именно они связывают себя с ситуацией. Другими словами, нужно знать, как различные индивиды видят себя причастными к ситуации, или же считают себя ее жертвами.

Изучение заинтересованных групп общественности перед началом разработки программы действий и составления плана дает возможность проверить точность предположений относительно того, кто же в самом деле входит в состав этих групп , какой информацией они владеют, что думают по поводу ситуации, насколько причастны к ней, какую именно информацию считают важной, как используют ее и даже по каким каналам получают. Имея все это под рукой, и только после этого, ответственные за вопросы планирования могут определять цели относительно каждой группы общественности, разрабатывать стратегию работы с ними.

Систематическое исследование заинтересованных групп общественности чрезвычайно важно и с точки зрения ранжирования их приоритетности. Редко у какой организации может оказаться достаточно сил и средств, чтобы планировать работу одновременно со всей общественностью. Приоритетность тех или других групп должна определяться, исходя из потребностей разрешения самых ответственных вопросов в каждый конкретный момент проблемной ситуации, а не обусловливаться одними лишь потребностями срочного реагирования на внутреннее или внешнее давление, не всегда связанное с проблемной ситуацией.

Глубокое понимание заинтересованных групп общественности помогает определять их информационные потребности и готовить для них соответствующие сообщения. Более того, зная систему их коммуникационных предпочтений, можно выбрать наиболее эффективные средства для распространения информации среди различных аудиторий.

И только после того, как ситуация полностью проанализирована, ПР-специалисты могут приступать к разработке взвешенных про-

граммных целей. Ситуационный анализ предоставляет им и руководителям организации своевременную, полную и точную информацию, необходимую для понимания проблемы и принятия ответственных решений.

В завершение разговора приведем примерный перечень материалов, которые, по мнению авторов книги «Эффективные паблик рилейшнз», помогут анализу ПР-ситуации (ситуационному анализу) организации и определению его содержания.

1. Заявления о миссии организации, устав, постановления, история и структура организации.

2. Письма, биографии, фотографии ведущих руководителей, членов совета, менеджеров и др.

3. Описание и история программ, продукции, услуг и пр.

4. Статистические данные о ресурсах, бюджете, штатах, торговле, прибыли, акционерах и т.д.

5. Формулирование политики и процедурных вопросов, связанных с проблемной ситуацией.

6. Формулирование позиций (цитаты) ведущих руководителей относительно проблемной ситуации.

7. Описание того, как организация в текущий момент справляется с проблемной ситуацией.

8. Список и описание ключевых заинтересованных лиц внутри организации.

9. Перечень внутренних средств информации (двусторонних) для коммуникации с группами интереса.

1. Вырезки из газет, журналов, профсоюзных изданий, пресс-бюллетеней, в которых говорится об организации и проблемной ситуации.

2. Отчеты, стенограммы, аудио- и видеозаписи радио- и телепередач по поводу проблемной ситуации.

3. Результаты контент-анализа материалов СМИ.

4. Список СМИ, журналистов, репортеров, радиокомментаторов, обозревателей и редакторов, причастных к сообщениям об организации и проблемной ситуации.

5. Список и основная информация о лицах и группах, разделяющих обеспокоенность, интересы и позиции организации относительно проблемной ситуации (включая внутренние и внешние каналы информации, которые они контролируют).

6. Список и основная информация о лицах и группах, не разделяющих обеспокоенности, интереса и позиций организации относительно проблемной ситуации (в том числе внутренние и внешние каналы информации, которые они контролируют).

7. Результаты социологических исследований и опросов общественного мнения, касающихся организации и проблемной ситуации.

8. График специальных мероприятий, событий и другие важные данные организационного плана, связанные с проблемной ситуацией.

9. Список государственных учреждений, законодателей, других должностных лиц, наделенных исполнительными и законодательными полномочиями, влияющими на организацию и проблемную ситуацию.

10. Копии соответствующих постановлений, законодательных актов, счетов, которые следует оплатить, результатов референдумов, государственных печатных материалов и отчетов о слушании дел.

11. Копии опубликованных исследований по вопросам, относящимся к проблемной ситуации.

12. Список важной справочной литературы, протоколов, указателей с обозначением мест их хранения в организации. (См.: Cutlip S., Center A., Broom G. Effective Public Relations: 7th ed. — P. 326—327).

Детальный анализ внутренних и внешних факторов в проблемной ситуации служит пиэрмену источником информации, на основании которой он может оценить сильные (С) и уязвимые (У) позиции организации, после чего определить ее возможности (В) и опасность (О)

для нее со стороны внешнего окружения. На языке специалистов по паблик рилейшнз такой подход к суммированию анализа ситуации получил название СУВО — или ОВУС-анализа. Приведенные аналитические переменные позволяют, например, логически выстроить несколько возможных стратегий деятельности организации:

Читать еще:  Что является результатом анализа внешней среды

1. СВ-стратегии основываются на сильных позициях организации, когда нужно воспользоваться возможностями внешнего окружения.

2 СО-стратегии также построены на сильных позициях организации, чтобы отразить опасность со стороны внешней среды.

3. УВ-стратегии пытаются минимизировать уязвленность организации, используя возможности внешней среды.

4. УО-стратегии представляют собой попытку минимизировать как уязвимость позиций организации, так и опасность со стороны внешней среды.

Сколько? Визуальные инструменты для анализа жизненной ситуации.

Давайте продолжим исследовать нашу жизненную ситуацию. Сегодня нам предстоит самое простое дело: будем рисовать циферки и считать всяческие вещи. Без них анализ ситуации человека невозможен. Именно количественные данные, если их грамотно визуализировать, могут дать новый взгляд на вашу жизненную ситуацию, разнообразные чудеса и инсайты ( если повезёт, конечно).

Напомню, что данная статья — часть большого цикла «Шесть «волшебных» вопросов о вашей жизни», где даются простые и подходящие для самостоятельной работы методы анализа своей ситуации, прежде всего, визуальные методы. С их помощью вы сможете анализировать свои конкретные ситуации, сможете понять свою жизнь и процессы в ней происходящие и, главное, получите данные для принятия решений. Первая статья цикла «Законы жизни. Вашей жизни. Как понять, что из себя представляет ваша жизнь?» позволяет вам исследовать вашу жизнь, как целое. Такой взгляд необычен и, одновременно, эффективен. Находясь в обыденных жизненных ситуациях, мы никогда не видим свою жизнь со стороны и не можем воспринять ее, как систему. Материалы, изложенные в первой статье цикла, позволяют увидеть основные законы, по которым ваша жизнь взаимодействует с вами, откликается на ваши усилия и мысли.

Вторая статья «Вопрос первый: «кто» и «что»?» позволяет провести своеобразную инвентаризацию людей, процессов и вещей, которые присутствуют в вашей жизни и оказывают на нее влияние. Двигаясь по пути понимания себя и своей жизни, ставя перед собой цели, невозможно обойтись без этого простого этапа.

Итак, вернемся к теме этой статьи и начнем считать. Почему считать так важно? Да потому, что как говаривал великий физик Нильс Бор: «Ничто не существует, пока оно не измерено!»

Это утверждение прекрасно приложимо и к нашей жизни. В этой статье мы будем измерять и сравнивать разные аспекты нашей жизни, которые вы считаете важными и которыми хотите управлять.

Кстати! Надо понимать, что мы можем измерять не только реально измеримые вещи, такие как время и деньги, но и те, которые на первый взгляд измерению не подлежат. Например эмоции, знаки внимания, настроение и тому подобные штуки. Все эти вещи мы будем измерять качественно. Например присваивать им баллы по пятибалльной (или любой другой) шкале.

Что и как можно посчитать? Превращение эмоций, состояний, событий в количественные данные с помощью визуальных технологий.

Вот, например, Лиза из нашего примера. Она решила «померить» свои эмоции. Всё свои возможные эмоциональные состояния она разбила на пять категорий:

Она стала наносить их на вот такой график (при этом она фиксировала свое эмоциональное состояние вечером, перед сном):

Сразу видно, что в конце почти каждого дня Лиза находится в негативном состоянии. Это всего лишь мрачная констатация факта. И пользы от нее крайне мало. Можно ли получить из подобного графика больше информации? Можно. Но нужно больше данных!

Лиза стала фиксировать эмоции не в конце дня, а чаще: утром, два раза днем и вечером. Получилось такая картина:

Внимательно поглядев на график, Лиза поняла, что чаще всего ее настроение портится во второй половине дня. И практически гарантированно, вечером:

Что происходит в это время? Лиза занимается домашним хозяйством и воспитанием Феди. И делает она это в режиме «нон стоп». Естественно, она устает и у неё портится настроение. Значит… надо запланировать себе короткие перерывы для отдыха. А еще лучше, если наполнить их чем-то приятным.

Теперь перейдем к порче настроения вечером. В это время домой приползает замученный на работе Вася. Что происходит в этот момент? Усталая и недовольная Лиза немедленно требует от него помощи в домашнем хозяйстве и помимо этого, вываливает ему на голову тонну упреков и жалоб.

Сухой график эмоций показывает то, что есть. И у Лизы появляется возможность увидеть тенденции, которые существуют в ее жизни. И, заодно, подумать о том, что будет, если эти тенденции продолжатся.

Очень важный момент. Если каких либо цифр у вас нет, не верьте своим воспоминаниям и впечатлениям! Проверьте, поставьте эксперимент, запишите данные. И, во многих случаях, будете очень удивлены.

Однако, порой, бывает полезно сначала нарисовать диаграммы с точки зрения того, что вам кажется, а потом, провести эксперимент и посмотреть что есть на самом деле. Эта процедура может подарить вам массу интересных открытий про себя и свою жизнь.

Что еще важно в измерениях и числах? То, что сами по себе они для нас могут нести мало смысла. Смысл и значение появляются тогда, когда мы эти значения начинаем сравнивать с другими.

Вася, например, сделал диаграмму, где каждый день отмечал количество приятных и неприятных дел, которые ему приходится делать на работе и дома.

Результаты впечатляющие. Глядя на них, Вася задумался о том, что происходит и, самое главное, почему. У него появилась возможность не просто эмоционально реагировать, а принять решения и начать менять эту ситуацию.

В каком еще виде можно отображать количественные данные?

В каком угодно, главное требование — наглядность. Можно, например, воспользоваться круговой диаграммой, которая похожа на нарезанную на неравные части пиццу.

Такая форма представления данных позволяет моментально сравнить различные величины.

На этой диаграмме Вася изобразил, сколько времени в день на самом деле занимают «неприятные» дела, которыми его нагружает Лиза, по сравнению со всей его дневной активностью. И тут его ждал большой сюрприз. Оказалось, что все эти дела занимают намного меньше времени, чем ему казалось.

Что еще можно померить и визуализировать?

Можно, например, зафиксировать и проанализировать количество походов в кино, занятий сексом, фитнесом, встреч с друзьями, пробежек, бокалов вина, чашек кофе, прочитанных книжных страниц, прослушанных вебинаров…

Такая форма визуализации позволяет отслеживать прогресс или вредные привычки, контролировать потребление отдельных продуктов или определенные виды активности. Все зависит от ваших задач и фантазии.

Что еще можно измерить? Визуализация целей, задач, идей, изменений, процессов, времени, энергии и т.п.

  • На что вы тратите свои деньги?
  • От кого из окружающих какое количество позитивных и негативных эмоций получаете.
  • Сколько у вас друзей было в детстве, юности, сейчас?
  • Какие источники приносят вам максимальные доходы?
  • Кто или что «пожирает» ваше время?
  • Какие занятия и сколько приносят вам эмоций? И каких?
  • Сколько они времени и сил при этом отнимают?
  • И много-много другого…

С количественными данными возможны и другие рисунки. Например, можно изобразить то количество чего-то, которое вы имеете сейчас и рядом, в масштабе, то, сколько вы хотите иметь. Эмоции и мысли, которые возникнут от рассмотрения такой картинки могут сильно помочь сделать первый шаг или выявить и проработать свои внутренние барьеры.

Возьмите, пожалуйста, то, что:

  • Вы считаете важным и достойным внимания,
  • То, что вы хотели бы изменить или улучшить,
  • То, чего вы хотели бы достичь,
  • То, от чего вы хотите избавиться,
  • То, чем вы хотите управлять…

И постарайтесь это «посчитать» и выразить визуально. Сделайте это максимально наглядно и интересно для себя. Ели что-то вам не понравилось, не переживайте, а просто перерисуйте.

Посмотрите еще раз на картинки и диаграммы, которые у вас получились.

  • Что они говорят о вас и вашей жизни?
  • Какие мысли и чувства у вас возникают?
  • Хочется ли что-то изменить или улучшить?

Мне будет очень приятно и интересно посмотреть на результаты вашего визуального моделирования жизни. Вы можете:

  • Публиковать их в комментариях к статье.
  • Отправлять их мне на почту: info@mkazantsev.ru

Если у вас возникнут вопросы, интересные мысли или предложения, пожалуйста, напишите. Я с удовольствием их прочитаю и отвечу вам.

Я продолжу рассказ о визуальных инструментах анализа жизненной ситуации в следующей статье. В ней мы перейдем к третьему шагу и нарисуем ответ вопрос: «Где и когда? Ваш жизненный сценарий в пространстве и времени».

Спасибо, что дочитали!

Как анализировать ситуации? Правильно ориентируемся в жизни.

5 вредных привычек, которые тянут вниз и как с ними бороться.

Как анализировать ситуацию в жизни и воспринимать её такой какая она есть.

Как анализировать ситуации?» Если вы задаете себе эти вопросы, то статья поможет вам разобраться. Почему в моей жизни происходит это, а не что-то другое?

Иногда хочется остановиться и посмотреть на свою жизнь со стороны. Когда это происходит, то мы можем быть удивлены, что многое не замечали и не знали о себе. Погрузившись в дела, мы перестаем чувствовать свои истинные желания. Почти у всех молодых людей жизнь проходит «в бегах» – учеба, работа, дела… Если вы нашли время для себя – это замечательно.

Как анализировать ситуации?Анализ ситуаций

Простая, но действенная помощь. Это своего рода ключи к пониманию себя и своей жизни:

Внешнее аналогично внутреннему.

Внешнее всегда до мелочей отражает наше внутреннее. Когда вы смотрите на мир, людей, происходящие процессы – вы смотрите не на реальность, а на то, что находится внутри вас. Вы не видите по-другому, не можете взглянуть на вещи иначе, потому что смотрите через свои процессы. Испытываете страдания, потому что такова ваша реакция на что-то, радость – точно так же.

Читать еще:  Анализ основных производственных фондов

В вас присутствует то, что вам не нравится в других

Этот факт хочется оспаривать и отрицать, но мы вам предлагаем другое – поработайте над собой, избавьтесь в себе от того, что вам не нравится в других людях. Никто не хочет соглашаться с тем, что он лжец или предатель. Однако, если человек это в ком-то рьяно осуждает, то скорее всего сам способен на обман и предательство.

Понаблюдайте за тем, что происходит вокруг и внутри вас.

Тренируйтесь чаще. Это поможет вам изменить восприятие. А это, в свою очередь, развитие. Приведем пример. Девочка всегда обходила одно место в саду, потому что в нем был похоронен ее любимый кот. Каждый раз девочка всячески избегла это место, потому что оно ассоциировалось у нее с болью. Девочке просто стоило понять, что это место само по себе не несет боли, а она его так воспринимает из-за своих печальных воспоминаний.

Избегаете чего-то? За этим скрыты страх и боль.

Социафоб избегает общества, молодой человек, у которого был печальный опыт отношений с девушками, избегает общество девушек, женщина из-за своей фобии собак всячески сторонится их. Понаблюдайте, чего избегаете вы. Взглянуть страху в глаза – это шаг к развитию и осознанности. Не избегайте, а пойдите навстречу своему страху.

Думайте только о том, чего вы хотите, верьте в исполнение желаемого.

Многие люди начинают думать перед сном о трагедиях, которые могут произойти в их жизни, болезнях, неудачах… представляют жизнь, которой жить бы они не хотели. Начните верить в то, что ваше желание исполнится, и вы достойны получить то, что желаете. Думайте о приятном и светлом. Негативные мысли не принесут вам ничего хорошего.

Присутствуйте при своих словах и действиях.

Многие люди не отдают себе отчет в том, что делают и говорят. Научитесь включать разум, осознанность. Не говорите прошлыми обидами или воспоминаниями, смотрите на реальную ситуацию. Конечно сложно поверить в слова лжеца, опыт нам говорит, что перед нами лжец. Но подождите и успокойтесь… оцените ситуацию как бы со стороны. Может быть сейчас вам не врут? Да и в любой лжи есть доля правды, ее только нужно увидеть.

Совершая что-либо анализируйте происходящее.

Почему вы это говорите, делаете? Мы что-то делаем и говорим на автомате, от этого следует избавляться. Вам кажутся вполне знакомыми ваши слова и действия, но может быть этот цикл стоит прекратить? Ведь подобная цикличность мешает развиваться. Анализируйте сказанное и сделанное собой. Вы обнаружите в себе то, чего раньше не замечали.

Ситуации притягиваются нашими мыслями и блоками.

Ситуация. Молодая девушка мечтает о любви, но боится вступать в отношения и открываться молодым людям. Она страдает, плачет… Как же она найдет свою любовь, если у нее стоит блок на отношения, страх? Получается противоречивая ситуация, которая будет повторяться, пока юная девушка не снимет свой блок, либо не перестанет мечтать о любви.

На этом ключи не закончились, но они послужат толчком в вашем развитии. Начните с этого. Очень важно понимать свои поступки и мысли, анализировать, учиться осознанности. Когда вы перестанете спать, то мир перед вашими глазами заиграет совершенно другими красками.

3 техники анализа проблем

Прежде чем решить какую-либо проблему, ее нужно понять. Как однажды заметил Эйнштейн: «Если бы мне отвели час для спасения мира, я бы потратил 55 минут на анализ проблемы и 5 – на ее решение». Этот подход кажется слишком отвлеченным, но он дает прекрасные результаты. Вспомните, у человеческого мозга есть две мыслительных системы. Одна основана на быстрых инстинктивных процессах, именно из-за нее мы совершаем необдуманные (заметьте, необдуманные) поступки. И вторая, осознанная, которая требует больше времени, но способствует выработке максимально рационального подхода. Сегодня мы рассмотрим техники, позволяющие тщательно и всесторонне проанализировать проблему, что даст дальнейшую пищу для генерирования идей и принятия решений.

Метод диаграмм «Почему»

Мы анализируем что-либо прежде всего для того, чтобы проникнуть в суть предмета, выявить причинно-следственные связи, разбить проблему на маленькие кирпичики, с которыми справиться куда проще. Вспомните, как трехлетние дети познают мир – эту главную из проблем. Они задают тысячу простых вопросов «Почему?», копая до максимально возможной глубины. На каждый ваш ответ у них готово новое «Почему?».

Этот прием вполне подходит и для решения взрослых задач. Суть его проста. На листе бумаги в нескольких словах обозначьте проблему. Задайте себе вопрос, почему она возникла и рядом запишите основные причины. Затем снова задайте этот же вопрос к каждой из них, и продолжайте до тех пор, пока не дойдете до «атомов» изучаемой проблемы. Очень удобно использовать для этой цели метод ментальных карт.

Дойдя до первопричин проблемы, вы сможете увидеть всю картину целиком. И у вас сразу же появятся идеи как повлиять на ситуацию, затрагивая наиболее уязвимые элементы системы. Особенно хорошо этот метод работает при решении комплексных проблем.

Задачу можно несколько усложнить. Установите для себя некоторый лимит ответов, не достигнув которого вы не можете переходить на следующий уровень. К примеру, вы должны найти не менее 6 ответов на вопрос. К каждому из них вы снова задаете этот вопрос, и снова ищете 6 причин. Это может показаться несколько искусственным, но такие рамки стимулируют и дисциплинируют мозг. В дальнейшем можно будет отбросить некоторые из объяснений, если они окажутся притянутыми за уши.

Метод двенадцати вопросов

Существует еще один способ, который может расширить возможности предыдущего. Он позволяет посмотреть на проблему с куда большего количества сторон. Метод состоит из шести основных вопросов: «что?», «почему?», «когда?», «где?», «как?», «кто?». Каждый из них задается в позитивном и негативном контексте. Вот как это выглядит на примере. Допустим, мы анализируем проблему аварий на атомных станциях:

  • Что происходит на атомных станциях во время аварий?
  • Что НЕ происходит на атомных станциях вовремя аварий?
  • Почему случаются катастрофы на АЭС?
  • Почему на других станциях они НЕ случаются?
  • Когда обычно возникают чрезвычайные ситуации на АЭС?
  • Когда они НЕ возникают?
  • Где происходят аварии на АЭС?
  • Где они НЕ происходят?
  • Как это случается?
  • Как этого удается избежать или предотвратить?
  • Кто влияет на риск возникновения аварий?
  • Кто НЕ влияет на возможность катастроф?

Итак, у нас получилось двенадцать вопросов, которые рассматривают множество сторон проблемы, в том числе затрагивая отрицательный аспект, о котором обычно все забывают.

Путь к идеалу

Если в предыдущих случаях мы больше разбирались в причинах каких-то проблем, смотрели на них из прошлого, то в этом случае речь пойдет скорее о путях разрешения. Тут нам понадобится взгляд из будущего.

Возьмите три листа. На первом распишите проблему, ее причины, особенности, плюсы и минусы. Второй озаглавите словом «Путь». Наконец, на третьем опишите идеальное положение дел после ее решения.

И теперь, напишите на втором листе основные действия и этапы, которые позволят перейти с первого листа на третий. Не нужно слишком детализировать, в данном случае достаточно только обозначить общие вехи, некие «волшебные точки», воплотив которые, вы достигнете идеала. Это позволит по-новому оценить проблему с позиций ее решения.

В дальнейшем вы сможете превратить эти вехи в опорные вопросы для мозгового штурма, применив к ним техники генерирования идей.

Резюме

  1. Глубинное понимание сути проблемы способствует ее решению.
  2. Чтобы докопаться до сути проблемы, задавайте себе вопрос «Почему?», пока не дойдете до первопричин.
  3. Дисциплинируйте свой мозг, ограничивая количество ответов.
  4. Воспользуйтесь техникой 12 вопросов, чтобы взглянуть на проблему с большего количества сторон.
  5. Техника «Путь к идеалу» позволяет посмотреть на проблему с точки зрения ее решения.

Понравилась статья? Присоединяйтесь к нашим сообществам в соцсетях или каналу в Telegram и не пропускайте выход новых полезных материалов:
Telegram Вконтакте Facebook

Как правильно анализировать информацию

Содержание:

В современном мире, где все меняется очень быстро, а найти информацию легче, чем когда-либо, не нужно учить наизусть энциклопедии, чтобы быть эффективным в работе. Теперь ценится не сама информация, а умение ее искать и обрабатывать. Мы собрали для вас несколько советов по обработке данных, которые помогут сэкономить время на поиск, отфильтровать фейк и сделать правильные выводы.

Работа с информацией включает в себя три основных этапа: поиск, обработку и представление результатов.

Поиск данных

В наше время существует огромное количество источников, из которых можно черпать информацию. Это интернет, базы данных, эксперты, различные исследования и прочее. Самое главное — не растекайтесь и не хватайтесь за каждое слово. Если перефразировать закон Парето, «20 % усилий дают 80 % результата». Этот закон, как никакой другой, применим к работе с данными. Заранее обдумайте, какая именно информация будет для вас ключевой, и сконцентрируйтесь на ее поиске.
Существует давний спор о том, как соотносятся качественные и количественные методы при поиске и анализе данных. Какие нужно применять в начале, а какие в конце? Чаще всего сначала лучше использовать качественные методы (этап построения гипотезы о возможных путях решения проблемы), затем количественные (этап ее подтверждения). Но такой подход не является аксиомой, поэтому всегда смотрите по ситуации.

Читать еще:  Сбор обработка и анализ информации

Алгоритм поиска

Общая схема поиска информации довольно проста: начать с самых простых источников и постепенно перейти к более трудоемким:​

  • Перед тем как начать поиск, хорошо бы знать, что именно вы ищете. Так что постарайтесь найти аналогичные проекты и вникнуть в тему.
  • Изучите общую картину и сформулируйте вопросы. Пространство для поиска может быть слишком широким, поэтому установите границы.
  • Организуйте первую встречу с экспертом, чтобы определить направление работы.
  • Соберите подробную информацию в открытых источниках. Это самая важная и объемная часть работы.
  • Проведите вторую встречу с экспертом, проясните накопившиеся вопросы.​
  • Готово: вы получили релевантную картину проблемы.

​Работа с открытыми источниками

Самый доступный источник информации — это интернет. Но на просторах Сети нужно быть аккуратным и не доверять всему, что находите. Используя поисковики, старайтесь тщательно фильтровать информацию и учитесь писать лаконичные запросы, используя именно те ключевые слова, которые выведут вас на нужные ресурсы. Можно также использовать новостные сервисы.
В консалтинге часто используются собственные базы данных, например Press Search в BCG. Базы данных крупных университетов и международных организаций тоже могут быть полезны. Этот источник полезнее поисковиков, потому что там собрана только проверенная и авторитетная информация. Сайты с презентациями, например Slideshare или Scribd, тоже иногда помогают. Еще обратите внимание на отчеты компаний, разные статистические ресурсы, маркетинговые исследования (они позволят быстро погрузиться в отрасль) и исследования инвестиционных банков (там всегда указаны источники данных, а информация очень высокого качества).

Как получить информацию от эксперта

Здесь все чуть сложнее: все же работать придется с человеком, а не с машиной. Перед встречей обязательно проведите самостоятельный ликбез, чтобы чувствовать себя уверенно и как минимум не задавать глупых вопросов. Если кто-то из ваших коллег уже встречался с этим человеком, узнайте, какие вопросы они обсуждали. Эксперты терпеть не могут, когда у них по сто раз спрашивают об одних и тех же вещах.
Впрочем, убедиться в том, что ваш эксперт действительно разбирается в теме, тоже не помешает. Почитайте о нем, пробегитесь по его работам. У детектива Коломбо из одноименного сериала была фишка: самый важный вопрос он всегда оставлял напоследок. Консультанты тоже часто так делают. В самом конце, когда вы уже в дверях, а эксперт (клиент, коллега – кто угодно) расслабился и заказал такси, застаньте его врасплох неожиданным и важным вопросом. В таком состоянии он или автоматически ответит честно, или вы с легкостью поймете, что вам что-то недоговаривают. Впрочем, если сериальные маневры не для вас, завершите разговор открытым вопросом: «Есть ли что-то важное, о чем я не спросил?» Это вполне нормальная практика. Помните, что всегда лучше задавать открытые вопросы, чтобы эксперт говорил как можно больше и поделился с вами всей известной ему информацией.
Рассаживаясь на встрече, всегда оставляйте эксперту самое комфортное и почетное место, чтобы продемонстрировать уважение. Часто люди инстинктивно садятся друг напротив друга, но такое положение напоминает бой «стенка на стенку», и вы автоматически становитесь соперниками. Если формат встречи не один на один, член вашей команды может сесть на сторону клиента или эксперта, чтобы разрядить обстановку.
Будьте тактичны, действуйте в зависимости от ситуации. Всегда просите разрешения делать заметки. Диктофон лучше не использовать. Это может насторожить человека: он начнет говорить менее уверено, стараясь не сболтнуть лишнего. В любом случае держите контакт с собеседником и не слишком увлекайтесь записями, иначе он подумает, что общается со стенографистом. Со временем вы научитесь фиксировать всю информацию, используя минимум заметок. Заведите собственные ключевые слова, сокращения и другие приемы, которые позволят сделать записи лаконичнее.
Некоторые эксперты любят, объясняя что-то, рисовать схемы или писать тезисы. Попросите после интервью воспользоваться их записями. Во-первых, это действительно может пригодиться, во-вторых, это тоже своего рода знак уважения. Если эксперт отходит от темы, можно его тактично перебить. В конце кратко пробегитесь по пунктам, которые вы обсудили, чтобы собеседник в случае ошибки вас поправил. После встречи не забудьте написать эксперту благодарственное письмо, чтобы укрепить контакт. Кто знает, возможно, вам еще не раз понадобится его помощь.

Обработка данных

Теперь, когда вы собрали информацию, можно переходить к следующему этапу — обработке данных. Он состоит из двух частей: проверка качества и анализ. Сначала нужно оценить, насколько информация соответствует четырем критериям:

  • Полнота. Проверьте, есть ли у вас все необходимые данные.
  • Актуальность. Убедитесь, что вся найденная информация свежая.
  • Достоверность. Сопоставьте информацию из нескольких источников. Используйте только правильные данные. Если сомневаетесь, посоветуйтесь с экспертом.
  • Релевантность. Трезво оцените найденную информацию и посмотрите, нет ли в ней лишних данных.

Проверьте данные на здравый смысл – проведите так называемый Sanity Check. Это простой тест, который позволяет быстро оценить решение, вывод или предпосылку. Его смысл в том, чтобы сразу отследить очевидно ложный результат. Можно сравнить это с тем, как в консалтинге решают задачи на market-sizing. Быстрые расчеты на основе допущений часто дают довольно точные результаты, так что не стоит недооценивать этот метод обработки информации.
После того как вы проверили данные, нужно их обработать и провести анализ информации: разобраться во взаимосвязях и построить выводы. Начнем с банального: приступая к анализу, следует твердо обозначить, что, как и зачем вы будете анализировать. К работе с информацией всегда нужно подходить с готовыми гипотезами и четким представлением о том, что эта информация вам даст. Анализ заключается в проверке гипотез и их дальнейшем подтверждении или опровержении.
Остерегайтесь data paralysis («информационного паралича»), при котором недостаток информации или ее избыток могут дезориентировать команду. Во время работы обращайте внимание на ограничения и по количеству информации, и по времени, чтобы успеть сделать Sanity Check перед тем, как переходить к использованию результатов анализа. Для облегчения обработки информации существует три типа аналитических помощников: общие подходы, специфические фреймворки и графики.

Методы обработки информации

Общие подходы — это ранжирование (иначе приоритизация), матрицы, сценарный подход, инвестиционный анализ, сегментирование и риск-анализ. Первые три способа применяются практически при любом типе анализа, поэтому владеть ими обязательно. Оставшиеся три используются при решении специфичных задач. Например, сегментирование помогает разделить компании по категориям, а инвестиционный анализ применяется для сопоставления затрат с предполагаемым доходом.
К специфическим фреймворкам относятся, например, пять сил Портера, SWOT-анализ и анализ рентабельности задействованного капитала. Они помогают понять ключевую идею стратегических решений. К слову, молодые консультанты любят использовать SWOT-анализ абсолютно везде, но на самом деле этот метод хоть и полезен, но не так применим, как может показаться на первый взгляд.
С графиками все ясно. Это лучший инструмент для наглядного представления больших объемов данных
Возвращаясь к началу, помните, что анализ — не самоцель. Вам нужно проверить гипотезы, поэтому не начинайте анализировать данные, пока не поймете, к чему это должно привести. Так вы сэкономите кучу времени и сил.

Представление результата

Для того чтобы сделать качественную презентацию своего исследования, нужно овладеть лишь одним принципом — пирамидой Минто. Этот простой инструмент заключается в группировке идей в кластеры, поддерживающие и раскрывающие основной тезис. Начинаем с ключевой проблемы, переходим к поддерживающим аргументам, заканчиваем деталями. Как говорила сама Барбара Минто, первая женщина-консультант McKinsey, разработавшая этот принцип, «написать что-либо ясно и понятно — значит сделать два шага. Первый — определить цель, главную мысль, которую вы хотите донести до читателя, второй — изложить эту мысль в словах или письменно».

Лайфхаки

Используйте специальные техники чтения. Углубленное чтение и чтение-сканирование хоть раз в жизни практиковал каждый, здесь проблем быть не должно. Насчет скорочтения взгляды расходятся. Практика показывает, что без него можно обойтись, но для увеличения своего КПД попробуйте освоить и этот метод. Вам помогут специализированные приложения, основанные на технологиях spritz (слова выводятся на экран по одному за раз, чтобы сократить время на переход глазами по строчкам) и Blankist (программа дробит тексты на части, в каждой заключена основная мысль, которую вы сможете прочитать всего за пару минут).
Для ускорения работы научитесь быстро печатать. Существует много программ для развития этого навыка: «Соло на клавиатуре» — для Windows, KeyKey — для Mac OS или онлайн-тренажер «Все10».
И последнее напутствие: всегда рассматривайте не меньше семи вариантов при выборе чего-либо, будь то холодильник или направление для строительства карьеры.

Другие лайфхаки по быстрому и качественному анализу информации вы сможете узнать на Школе Changellenge >>. На 21-дневном образовательном интенсиве вы разберетесь и в других этапах решения бизнес-задач: от постановки проблемы до защиты проекта перед клиентами.

21-дневный образовательный интенсив, созданный по принципам MBA, прокачает вас для крутой карьеры. Вас ждет четыре кейса из разных индустрий: банкинга, консалтинга, IT, FMCG, 20 экспертов с дипломами MBA и более 100 полезных контактов. Успейте подать заявку!

Получите карьерную поддержку

Если вы не знаете, с чего начать карьеру, зашли в тупик или считаете, что совершили какие-то ошибки, спросите совета у специалистов. Заполните заявку и консультанты Changellenge >> окажут вам помощь. Это отличный шанс вместе экспертом проработать проблемные вопросы и составить карьерный план.

Подписаться на карьерную рассылку

Подписывайтесь на рассылку и получайте карьерные советы — от выбора индустрии и компании до лайфхаков по самоорганизации и развитию коммуникативных навыков.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector