Tishanskiysdk.ru

Про кризис и деньги
1 просмотров
Рейтинг статьи
1 звезда2 звезды3 звезды4 звезды5 звезд
Загрузка...

Этапы документооборота в бухгалтерском учете

Документооборот на предприятии: организация и график

Содержание:

Движение документов в бухгалтерском учете

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие. Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008. Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия. Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами. Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

Количество единиц представленных документов.

Человек, который ответственен за выписку документа.

Отвечающий за оформление документа.

Отвечающие за исполнение документа.

Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

Человек, отвечающий за проверку.

Сотрудник, предоставляющий на проверку.

Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

Кто выполняет обработку документа.

В отделе “Передача в архив”:

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения, накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию. Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия. Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Этапы документооборота в бухгалтерии

Сыктывкар 2001

1. Этапы документооборота в бухгалтерии. 5

1.1. Составление и оформление первичных документов. 7

1.1.1. Требования, предъявляемые к оформлению учетных документов. 7

1.2. Проверка первичных документов . 10

1.2.1 Правила проверки первичных документов . 10

1.2.2. Исправление ошибок в первичных документов. 11

1.2.3. Порядок изъятия первичных документов у предприятия. 12

1.2.4. Пропажа или гибель первичных документов. 14

1.3. Обработка документов. 15

1.3.1. Регистры бухгалтерского учета. 15

1.3.2. Исправление ошибочно сделанных записей в регистрах бухгалтерского

1.4. Хранение бухгалтерских документов. 18

1.4.1. Порядок хранения бухгалтерских документов. 18

1.5. Учетная политика предприятия в области документооборота. 21

1. Унифицированные формы документации. 22

2.1. Применение унифицированных форм документации. 22

2.2. Внесение изменений в унифицированные формы первичной учетной

ЗАКЛЮЧЕНИЕ . 25

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ. 27

ПРИЛОЖЕНИЕ. 28

ВВЕДЕНИЕ

Тема организации работы с документами в современных условиях имеет сейчас большую актуальность, так как от правильного выбора технологии работы зависит успех любой организации.

В современных условиях для повышения эффективности управления необходимо совершенствование работы с документами, так как всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном документе.

Организация работы с документами влияет на качество работы аппарата

управления, организацию и культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех управленческой деятельности в целом.

При проверках предприятий налоговыми органами много внимания уделяется правильному оформлению документов. Несвоевременное оформ­ление или не оформление произведенных хозяйственных операций запутыва­ет бухучет, и становятся, как правило, причиной разногласий с налоговой ин­спекцией.

Именно, исходя из проверки имеющихся документов, налоговая служба делает вывод о верности расчетов с бюджетом, и итог этих разногла­сий практически всегда легко предсказать — финансовые санкции по отноше­нию к предприятию.

Читать еще:  Учет декретных в бухгалтерском учете

Создание носителей первичной учетной информации является ответст­венным моментом, при этом следует иметь в виду, что в целях налогообло­жения не только накладные, счета-фактуры, приходные и расходные кассо­вые ордера являются первичными документами. К таким документам могут относиться договоры, контракты, акты (сдачи-приемки, приемки-передачи, завершения работ

В нашей стране установлена система стандартов, в которых определе­ны

назначение и виды документов, их унификация. В соответствии с приня­тыми

едиными формами документов надо подробно рас­сматривать вопросы, возникающие при их составлении и оформлении, а также требования и правила, которые необходимо соблюдать для обеспечения юри­дической силы документов.

Цель данной работы состоит в том, чтобы исследовать основные этапы

документооборота в бухгалтерии. Для постановки цели определим следующие задачи // рассмотреть, как правильно составляются и оформляются документы;

исследовать проверку первичных документов; проанализировать обработку

документов; рассмотреть передачу документов в архив; выявить, что утверждает учетная политика предприятия в области документооборота; исследовать применение унифицированных форм документации и внесение изменений в них.

Этапы документооборота в бухгалтерии

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первич­ными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально- ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составля­ются сводные

Создание носителей первичной учетной информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается более половины рабочего времени. Поток документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько ве­лик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную.

Поэтому сокращение трудоемкости учетных ра­бот путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

Документооборот — это движение документов на предприятии от их созда­ния или получения от других организаций до принятия к учету, обработки и передачи в архив.

1. Составление документа на предприятии или получение со стороны;

2. Проверка документа: по форме, арифметически; по существу;

3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

4. Сдача в архив.

Своевременное и качественное оформление первичных учетных доку­ментов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают ли­ца, составившие и подписавшие эти документы.

Создание первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для

отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с ут­вержденным в организации графиком документооборота.

Работу по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер.

График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

Документооборот, организованный по графику, позволяет ускорить про­хождение каждым первичным документом весь путь — от оформления и провер­ки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников,

способствует усилению контрольных функций бухгалтерского уче­та, а также

повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы или пе­речня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также всеми исполни­телями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

График документооборота: образец

grafik_dokumentooborota_obrazec.jpg

Похожие публикации

Залог эффективной работы компании и отлаженных бизнес-процессов — грамотно составленный график документооборота. Как правильно составить такой график и для чего он необходим в компании — узнайте из статьи ниже. В конце вы можете скачать образец графика документооборота.

Зачем регламентировать документооборот

В небольших фирмах, состоящих из одного или двух отделов, отследить движение документов несложно. Когда компания разрастается, превращается в структуру из нескольких территориально удаленных филиалов, документов становится очень много: они начинают поступать в бухгалтерию с опозданием, а иногда и вовсе теряются. Бухгалтерия при этом обрабатывает множество документов: часть их исходит от компании, а другие поступают извне. Каждый отдел составляет типовые или собственные формы бланков, которые подтверждают и сопровождают текущую деятельность.

Специалисты обязаны составлять, подписывать, передавать на хранение и впоследствии на уничтожение документы своевременно. Особенно актуально соблюдение сроков обработки для финансовой, бухгалтерской и кадровой документации: за нарушение сроков ответственность предусмотрена на законодательном уровне. Деятельность фирмы контролируется проверяющими органами: ФНС, внебюджетными фондами и другими государственными учреждениями. Поэтому при нарушении сроков подачи необходимых документов и отчетности, составленной на основании этих документов, компанию ждет наложение санкций.

Для того чтобы соблюдать сроки и регламентировать обработку и исполнение всех документов фирмы используют специальный график документооборота.

Без четко расписанного графика передачи документов внутри компании внутренние бизнес-процессы компании сложно контролировать или оптимизировать. Человеческая память не может сохранить абсолютно все детали и сроки работы, поэтому специально составленный график является специальной памяткой для сотрудников.

Основные задачи графика документооборота:

оперативный контроль за соблюдением сроков составления, обработки и исполнения документов;

своевременное формирование отчетности на базе первичных регистров;

исключение авралов, форс-мажора и соблюдение ритмичности работы исполнителей;

формирование дел и передача их в архив в положенные сроки;

получение в срок информации, необходимой для принятия эффективных управленческих решений.

График документооборота 2019: правила составления

График составляют в виде схемы, таблицы или текста с указанием сроков передачи документов между отделами. Важно понимать, где и кем составляется первичный документ, через какие отделы он проходит, кто его проверяет и как он попадает в бухгалтерию для учета.

Документооборот можно представить в виде схемы взаимодействия между отделами от момента создания и до сдачи в архив или передачи на уничтожение. Также под документооборотом подразумевают перечень всех первичных документов компании, разработанных и утвержденных в соответствии с учетной политикой.

График документооборота в бухгалтерии может быть составлен для каждого первичного документа: горизонтальными строками в таблице или схеме обозначаются первичные документы (как в нашем примере графика). Подобным образом графики могут составляться:

для каждого отдела;

для каждой должности.

Если график составляется для подразделений, то в каждом из них необходимо назначить ответственное лицо, отвечающее за соблюдение графика.

Для каждого документа или отдела обязательно указывается срок, в течение которого первичный регистр согласовывается, утверждается и передается на исполнение.

Разрабатывает график, как правило, главный бухгалтер или финансовый директор, а утверждает руководитель компании. При составлении графика необходимо активное участие и обсуждение всех структурных отделов фирмы. Например, менеджер по продажам может попросить передвинуть выставленные ему сроки передачи документов в связи с большой загруженностью, или водитель скажет, что путевой лист не всегда возможно предоставить в течение одного рабочего дня, т. к. он находится в постоянных разъездах.

Часто к составлению графика привлекаются внештатные специалисты. Например, аутсорсинговая компания, которая выслушав все мнения, пожелания отделов, на их основе составляет приемлемый для всех образец графика документооборота в бухгалтерии с учетом нормативных требований законодательства.

Читать еще:  Учет этилового спирта в лаборатории

Контроль за исполнением графика документооборота возлагается на главного бухгалтера, т.к. он возглавляет бухгалтерию — отдел, ведущий учет финансовой деятельности компании и отвечающий за наличие и сохранность документации.

График необходимо составить так, чтобы при максимальной загруженности бухгалтерии все сроки обработки документации могли быть соблюдены. Требуется исключить моменты откладывания документов «на потом» или обработку их в неположенные сроки.

Каждому сотруднику или отделу необязательно распечатывать весь график документооборота. Достаточно сделать для ответственных лиц выписку из него: перечислить все первичные регистры, входящие в его зону ответственности, указать сроки исполнения и названия подразделений, куда необходимо передавать документацию. Чтобы изначально мотивировать сотрудников на соблюдение сроков документооборота, ведение графика закрепляют в должностных инструкциях ответственных лиц.

За несоблюдение сроков ответственного сотрудника допустимо привлечь к дисциплинарной ответственности: объявить выговор, лишить части оплаты труда в виде зарплаты или премии. Об этом прямо сказано в Письме Роструда от 18.12.2014 г. № 3251-6-1.

График документооборота: образец 2019 года

Представленный ниже бесплатный образец графика документооборота поможет вам составить собственную схему движения первичных документов в вашей компании. Если у вас есть филиалы, составьте общий график, в который включите графики для филиалов и головной организации. В представленном графике документооборота (образец ниже) схема движения составлена для каждого отдельно взятого первичного документа. Это наиболее простая схема документооборота для небольшой компании. Для большой структурированной фирмы, состоящей не только из бухгалтерии, но еще и производственного цеха, отдела продаж, склада, юридического, экономического подразделений и т.д., оптимальнее будет составить регламент документооборота в разрезе каждого подразделения.

Организация документооборота в бухгалтерском учете

Одной из главных составляющих нормальной деятельности любой компании является грамотная организация документооборота в бухгалтерском учете. Для этого необходимо соблюдать требования Закон №402-ФЗ «О бухгалтерском учете», а также общероссийского стандарта ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете». В статье рассмотрим порядок организации документооборота бухучета в компании.

Что такое документооборот в бухучете

Основой любого предприятия являются и документы и документооборот. При его организации важно соблюдать подход, соответствующий требованиям законодательства и бухгалтерских стандартов.

Согласно ФСБУ «Документы и документооборот в бухгалтерском учете», документооборот представляет собой движение документов бухгалтерского учета внутри компании с момента составления либо получения до момента завершения исполнения. По завершением исполнения понимают:

  • использование документа для составления отчетности (бухгалтерской, финансовой);
  • отправка документов;
  • направление документов в архив;
  • иные действия.

Важно! В соответствии с законом 402-ФЗ, ответственным за организацию бухгалтерского учета в компании является руководитель. То есть не главный бухгалтер или заместитель руководителя и даже не бухгалтерская служба.

Цели документооборота

Планируя организацию документооборота в бухучете, руководитель ставит перед собой определенные цели:

  • документооборот должен обеспечивать оперативное отражение хозяйственных операций в бухучете;
  • осуществление передачи первичных документов для регистрации содержащихся в них сведений в регистры бухучета, а также составление на основе этих данных отчетности (бухгалтерской, финансовой).

Организация документооборота в бухгалтерском учете

На практике в первую очередь происходит разработка и утверждение внутреннего положения о документообороте в бухучете. После этого уже формируется график документооборота. Последний документ составляется главным бухгалтером, руководитель составляет на него приказ. График может составляться в виде таблицы, схемы или просто списка, но при этом он должен содержать следующее:

  • число отделов и исполнителей, через которые проходит каждый первичный документ;
  • минимальный период, который документ может находиться в одном подразделении.

Лица, отвечающие за документооборот

Обеспечение документооборота в бухгалтерской системе осуществляется лицами, составляющими и подписывающими бухгалтерские документы. При этом они должны осуществлять следующее:

  • оформлять первичные документы своевременно и качественно;
  • осуществлять передачу первичных документов в установленный срок для того, чтобы содержащиеся в них данные отразились в бухучете;
  • обеспечивать правдивость информации, содержащейся в первичных документах.

Все документы, с которыми работают бухгалтеры условно делят на следующие группы:

  • бухгалтерские;
  • налогового учета и отчетности.

В свою очередь бухгалтерские документы можно разделить на 3 группы:

  • первичные документы;
  • регистры;
  • формы отчетности.

К отчетным документам относят налоговую отчетность и регистры.

Первичные документы

Любой факт хозяйственной деятельности подтверждается первичным документом. Если документ не имеет подтверждения факта хозяйственной жизни, то принимать его к учету нельзя. Форма первичного документа определяется руководителем компании, однако разработать ее может лицо, которое является ответственным за ведение бухучета. При разработке бланка следует учитывать, что первичный документ в обязательном порядке содержит следующие реквизиты:

  • наименование;
  • дата составления;
  • наименование организации, составившей документ;
  • факт хозяйственной жизни;
  • величину измерения (в натуральном или денежном выражении) факта хозяйственной жизни;
  • наименование должности каждого лица, совершившего операцию, а также ответственных за оформление документа лиц;
  • подписи всех указанных в документе лиц, расшифровка подписи, а также иная информация, если она необходима для идентификации лиц.

Составляется первичный документ, как правило, в момент совершения факта хозоперации, однако если это не представляется возможным, то сразу же после ее совершения (Читайте также статью ⇒ Подписание бухгалтерских документов).

Важно! Первичные документы составляются на бумажном носителе или в электронном виде. В последнем случае они должны подписываться усиленной цифровой подписью.

Регистры

Сведения, которые содержаться в первичных документах должны отражаться в бухгалтерских регистрах, которые представляют собой перечень определенных операций, внесенных в хронологическом порядке, а также объединенные по счетам бухучета. В качестве примера можно привести ведомость или отчет, составленный в виде таблицы. Форму регистров также утверждает руководитель компании, при это ее обязательными реквизитами будут являться:

  • наименование документа;
  • наименование организации, составляющей регистр;
  • дата начала и дата окончания ведения документа либо период за который он составляется;
  • хронологическое объединение, систематическое объединение объектов;
  • единица измерения;
  • ответственные лица с указанием их должности, подписи и расшифровки подписи.

Важно! Как и первичка, регистры бухучета могут составляться на бумаге или в электронном виде.

Если в регистр необходимо внести исправление, то следует указать дату внесения верной информации, а также подпись и расшифровку лица ответственного за ведение регистра (Читайте также статью ⇒ Порядок обработки первичных бухгалтерских документов).

Организация документооборота в бухгалтерском учете обособленного подразделения

Каким именно способом ведется бухгалтерский учет компания определяет самостоятельно, при этом это должно указываться в учетной политике. Причем те положения, которые указываются в учетной политике распространяются и на обособленные подразделения. Причем даже если обособленное подразделение ведет бухгалтерию самостоятельно, то они могут это делать на основании документов, которые оформлены от имени головного офиса. При этом нарушения законодательства не будет.

Документы, оформленные в электронном виде

Как уже упоминалось выше, первичные документ можно оформлять не только на бумаге, но и в электронном виде. Оформление электронного документа возможно в том случае, если имеется электронная подпись.

Различают несколько видов электронной подписи:

  • простая неквалифицированная;
  • усиленная неквалифицированная;
  • усиленная квалифицированная.
Читать еще:  Учет нематериальных активов бухучет

От того, какая подпись используется в компании и будет определяться юридическая сила документа.

Если первичка заверяется первыми двумя видами подписей, то для целей бухгалтерского или налогового учета они не могут быть приняты. В этом случае их нельзя будет признать документами, имеющими такую же силу, как и документы, составленные на бумаге и заверенные личной подписью. К подписанным вручную документам приравнивают только документы, которые заверяются усиленной квалифицированной подписью. Они и могут быть приняты к бухгалтерскому и налоговому учету.

В соответствии с законом или соглашением с контрагентом представление документа может предусматриваться исключительно на бумажном носителе. В этом случае компания за свой счет изготавливает копию электронного документа на бумаге.

Приняв решение о том, что первичные документы оформляются в электронном виде, это необходимо закрепить в учетной политике. При этом указывается следующее:

  • документы, которые будут участвовать в электронном документообороте;
  • сотрудники, имеющие право подписи документов;
  • способ обмена электронными документами (то есть привлекается оператор или нет);
  • порядок, по которому хранятся документы;
  • способ представления электронных документов при запросе ИФНС (на бумаге или в электронном виде).

Ответы на распространенные вопросы

Вопрос: Возможно ли, чтобы обособленное подразделение отражало хозоперации, опираясь на первичку, оформленную от имени головного офиса?

Ответ: Да, причем в учетной политике должно содержаться условие о том, что оформление первички осуществляется от имени головного офиса.

Вопрос: Нужно ли в учетной политике закреплять формат электронных документов?

Ответ: Нет, форматы документов, составленных в электронном виде можно и не отражать в учетной политике.

Документооборот на предприятии: организация и график

Содержание:

Движение документов в бухгалтерском учете

Началом движения первичных документов в бухгалтерском учете является непосредственно их создание в организации, или их получение от иных организаций. Продолжением движения является обработка бумаг и принятие к учету. Концом этого процесса, называемого документооборотом, является передача документов в архив.

Документооборот – это движение различных документов в организации, начиная с момента их создания и апробации, до завершения их действия и передачи в архив.

Составлением графика документооборота на предприятии занимается главный бухгалтер предприятия. Первым этапом является то, что он узнает, какие именно первичные документы будет использовать предприятие. Все формы первичных документов, основания подписи данных документов должностными лицами организации и график движения таковых документов – это элементы учетной политики, и они регулируются на основании положений ПБУ 1/2008. Это означает, что они должны представляться в приложениях, прилагаемых к учетной политике организации, и подписываться непосредственно руководителем предприятия. Первичные документы, которые были подтверждены к применению, перечисляются в соответствии с их номерами, закрепленными за каждым в альбоме унифицированных документов. Если предприятие само разрабатывает первичный документ, в обязательном порядке должна предоставляться форма с его необходимыми реквизитами. Отражения графика документооборота можно найти в приложении к учетной политике, оформленного в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке или обработке документов, соответствующие отражению хозяйственной операции на счете бухгалтерского учета, который выполняется каждым отделением предприятия и всеми исполняющими, указывая их взаимосвязь и сроки выполнения работы.

Организация документооборота на предприятии и его регулирование дает возможность установить, сколько необходимых документов потребуется, и какое количество рационального числа сотрудников, обращающихся с документами, за минимальный срок их нахождения в каждом отделе.

График документооборота

Пример графика документооборота представлен на рисунке:

В отделе “Создание документа” находятся следующие колонки:

Количество единиц представленных документов.

Человек, который ответственен за выписку документа.

Отвечающий за оформление документа.

Отвечающие за исполнение документа.

Сроки исполнения документа.

В отделе “Проверка документа”:

Человек, отвечающий за проверку.

Сотрудник, предоставляющий на проверку.

Сроки представления документа.

В отделе “Обработка документа”:

Кто выполняет обработку документа.

В отделе “Передача в архив”:

Составляя график документооборота, необходимо соблюдать следующие требования:

Первичные учетные документы, которые принимаются в бухгалтерии, должны иметь все необходимые реквизиты.

Принимая документы, сотрудник обязан проверить правильность арифметических вычислений.

Необходимо следить, чтобы оформление документов происходило в соответствии с требованиями, которые установлены в законодательных и нормативных актах.

Все изменения в документах обязательно должны заверяться подписями лиц, которые ответственны за их составление. указав дату самого исправления.

Все правки должны быть исполнены только теми приемами, которые разрешены (корректурная и дополнительная бухгалтерская запись, красное сторно).

Необходимо предоставить все требуемые документы по сделкам (договор и его дополнения, накладные или акты исполнения, счета–фактуры, платежные поручения).

Порядок составления графика документооборота

В начале того, как главный бухгалтер составляет график документооборота, он устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами, это, например, служащие отдела снабжения, лица, которые ответственны за реализацию – маркетологи). В официальном порядке до них доносится информация о правилах оформления первичных документов, и в какие сроки они обязаны предоставить данные документы в бухгалтерию. Для этих целей, каждый исполнитель может получить выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к деятельности того, кто исполняет документ, в какой срок необходимо их предоставить и в какие именно подразделения предприятия. В приказе, выдаваемом руководителем организации, устанавливается ответственность за то, если сотрудник вовремя не предоставит документ в бухгалтерию.

Лица, которые создали и подписали данный документ, несут ответственность за то, чтобы соблюдался график документооборота, за то, чтобы документы оформлялись согласно всем требованиям, чтобы сотрудники в срок передавали их в бухгалтерию, для отражения в отчетности, и также за то, чтобы документы были оформлены достоверно.

Необходимо контролировать и правильность выполнения различных операций на счетах бухгалтерского учета, для чего нужно установить контроль за верностью оформления первичных учетных документов, на основании которых отражаются хозяйственные операции на счетах бухгалтерского учета.

Главный бухгалтер должен периодически заниматься оптимизацией документооборота. Для этого необходимо установить систему:

Перечень необходимых документов, которые применяются на предприятии.

Кто именно их сотрудников может подписывать такие документы и будет нести ответственность, за правильность оформления и за то, чтобы в срок доставить их в бухгалтерию.

Рабочая схема, где указаны все действующие отделы организации.

Порядок, по которому документ перемещается между различными отделами организации, когда наступает крайний срок для того, чтобы предоставить документ бухгалтерии.

График, по которому документ движется внутри бухгалтерии, и который дает возможность организовать выплату налогов и составить бухгалтерскую отчетность в срок.

Посредством графика документооборота улучшается контроль бухгалтерии за все работой организации, повышается эффективность всей работы предприятия. Составляя график документооборота, учитываются требования, которые предъявляются к рациональной организации документооборота, например, самый короткий путь движения документации, указываются определенные исполнители и самые короткие сроки прохождения документа по всем отделам.

Грамотная организация документооборота улучшает контрольную функцию учета, а также ускоряет срок выполнения бухгалтерского отчета, повышает его оперативность, которая так необходима при управлении учреждением.

Ссылка на основную публикацию
Adblock
detector